Cada vez son más los talleres que cuentan con una orden de servicio, algo fundamental para que las labores del taller queden perfectamente definidas.

De hecho, es muy importante que todos los propietarios de los coches o clientes de los talleres de coches conozcan los documentos que se generan en el taller, ya que así aumentará su confianza para llevar de nuevo el coche a reparar.

¿Qué es una orden de servicio en un taller?

También conocida como orden de reparación del taller, la orden de servicio es un documento que permite al taller ejecutar la revisión y la realización de la unidad, siempre y cuando haya sido firmada por el cliente.

Dicho documento está dividido en varias partes, destacando el encabezado, donde figura el nombre de la empresa y todos los detalles relacionados con el taller en cuestión.

Aquí podemos ver desde la dirección hasta los medios de contacto o los datos fiscales. Igualmente, es común ver una numeración correlativa que sirve para que el propio taller lleve un mejor control interno.

Por tanto, todos estos documentos deben tener la fecha del día que se genera e incluso la hora exacta de la recepción.

¿Cuáles son sus funciones?

Su función no es otra que la de describir el problema o el fallo que presenta el vehículo, así como el servicio requerido para que el automóvil pueda seguir circulando sin ningún tipo de problema. Para detallar estas cuestiones, se habla con los clientes para saber qué fallos presenta el coche y así dejarlo todo por escrito.

Además, algunas órdenes de reparación llevan incluido el formato de inspección de la unidad.

Aquí es donde se describe de una manera más detallada la lista de tareas que hay que llevar a cabo para mejorar el estado del vehículo. Igualmente, se redactan todos aquellos desperfectos que tenga el automóvil, desde las rayaduras hasta los golpes o el estado general.

Esto se lleva a cabo para que el cliente, una vez que termine la reparación, pueda comprobar que el coche ha sido arreglado y ya no tiene los desperfectos que sí presentaba cuando lo llevó al taller en cuestión.

Es decir, es como una hoja de garantía con la que tanto el cliente como el taller tienen el resguardo de que el trabajo ha sido efectuado de acuerdo a lo establecido.

Por este motivo, resulta conveniente que el cliente reporte cualquier ruido para que el vehículo sea probado por el personal del taller y así pueda verificar que efectivamente dicho ruido existía. Así, se acotan más las reparaciones a realizar y se garantiza que el arreglo se ajustará a lo acordado.

En la parte inferior de esta orden se describen las condiciones generales de la garantía y se firma para autorizar las reparaciones en cuestión.

También deben incluirse los datos del cliente como el nombre, los métodos de contacto, la dirección o la matrícula. Incluso, puede redactar el número de la carrocería, del bastidor o el kilometraje actual. Con ello, se deja constancia del servicio del taller y se entrega una copia de dicha orden al cliente.

¿Cómo se genera para el cliente?

Para generar esta orden basta con imprimirla desde el ordenador del negocio con el software del que disponga y dejar constancia en el libro general. De esta manera, se aplica un número correspondiente a la reparación, que sería la referencia del cliente para poder recoger su vehículo una vez que haya sido reparado.

En este sentido, destacamos la importancia de que el cliente lea de manera detenida el contenido de la orden y corrobore que los datos del vehículo son correctos, así como sus datos de contacto. Si todo está en orden, puede firmar la orden y así dar permiso para que el taller comience con la reparación.

¿Cómo se guarda en el sistema?

La orden de servicio se entrega al jefe del taller para que asigne a un mecánico especializado para que efectúe el diagnóstico y la correspondiente reparación. Una vez terminada, se genera un presupuesto que debe ser entregado al cliente para que autorice el arreglo en cuestión.

Cuando el coche haya sido reparado, se contacta con el cliente para que venga a recogerlo y todo queda guardado en el sistema.

A la hora de guardar estas órdenes en el sistema, hay que acudir al número de referencia, ya que así tendremos localizado mejor la reparación que hemos llevado a cabo.

De hecho, este número es la clave para tener localizado tanto el proceso de reparación como las piezas pedidas, el mecánico que ha efectuado el arreglo o las características del coche.

Todo ello queda guardado en el ordenador central de la empresa y gracias a este número de referencia se puede llevar a cabo una búsqueda rápida con la que localizar cualquier detalle acerca del coche o del arreglo.

Por ello, todo debe ser apuntado de manera precisa para no caer en ningún error en el futuro.

En TallerGP sabemos que una vez se tiene un alto volumen de trabajo eso de organizarse bien puede ser un lío. Por eso mismo, nuestro programa para talleres facilita al máximo las cosas gracias a su funcionamiento.

La importancia de la orden de servicio

Como hemos comentado, este servicio resulta fundamental para llevar un control adecuado sobre las reparaciones que se ejecutan en un taller, así como también es un documento que sirve como garantía para los clientes.

Por ello, es conveniente que hagamos partícipes a todos los empleados para que entiendan la importancia de que este servicio sea correcto y transparente. Todo ello consigue una serie de ventajas:

• Automatización de los procesos. Los empleados saben cómo llevar a cabo estas órdenes y todo queda registrado en el sistema, llevando a una mayor agilización de los procesos.
• Rapidez y eficacia. Todas las operaciones se vuelven más rápidas y eficaces, siendo de vital importancia para un mayor control de las operaciones en el taller.
• Confianza del cliente. Los usuarios disponen de una hoja que detalla todos los datos del vehículo antes y después de efectuar la reparación.
• Historial de reparaciones del vehículo. Podremos saber que se le ha hecho a un vehículo a lo largo del tiempo y poder detectar mantenimientos próximos.

En resumen, esta orden de servicio es clave para que las reparaciones de un taller puedan ser controladas, lo que también repercute en una mejora general de los procesos, los cuales se vuelven más eficaces y eficientes.